Zu viele Prozesse im Unternehmen? Warum Regeln selten deine Probleme lösen – und was wirklich hilft
Viele Unternehmen haben das gleiche Muster: Immer wenn ein Problem auftaucht, wird ein neuer Prozess eingeführt. Eine Eskalation mit einem Kunden? → Neuer Freigabeprozess. Fehler im Reporting? → Zusätzlicher Kontrollschritt. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen? → Mehr Formulare für Übergaben.
Die Folge: zu viele Prozesse im Unternehmen. Statt Klarheit und Orientierung entsteht Bürokratie, die das eigentliche Problem nicht löst, sondern Teams zusätzlich belastet. Mitarbeiter fühlen sich eingeengt, Entscheidungen dauern länger, und Innovation wird ausgebremst.
Warum mehr Prozesse selten die Lösung sind:
- Prozesse behandeln Symptome, nicht Ursachen. Ein neues Formular verhindert keine schlechten Entscheidungen – es macht sie nur später sichtbar.
- Prozesse verlangsamen. Jeder zusätzliche Schritt kostet Zeit und senkt die Motivation.
- Prozesse verdrängen Verantwortung. Statt selbst zu denken, folgen Mitarbeiter nur noch Regeln – oft auch dann, wenn sie unlogisch sind.
Was stattdessen funktioniert:
- Prinzipien statt Regeln einführen
Prinzipien geben Orientierung, ohne den Handlungsspielraum zu blockieren. Beispiel: Statt eines komplizierten Freigabeprozesses – ein klares Prinzip: „Ab 10.000 € muss eine zweite Person involviert sein.“ Einfach, verständlich, flexibel. - Prozesse regelmäßig entrümpeln
Stelle dir mindestens einmal im Jahr die Frage: „Welche unserer Prozesse schaffen wirklich Wert?“ Alles, was keinen erkennbaren Nutzen hat, sollte gestrichen oder vereinfacht werden. - Probleme an der Wurzel lösen
Wenn ein Fehler passiert, frage nicht: „Welchen Prozess brauchen wir?“ sondern: „Warum ist es passiert – und was können wir systemisch verbessern?“ So stellst du sicher, dass Ursachen statt Symptome adressiert werden. - Teams Verantwortung geben
Weniger Prozesse bedeuten nicht weniger Kontrolle – sondern mehr Ownership. Wenn Teams Verantwortung übernehmen dürfen, brauchen sie weniger Regeln.
Quick Win für morgen:
Liste mit deinem Team alle Prozesse auf, die euch im Alltag am meisten Nerven kosten. Wählt einen davon aus und diskutiert: „Was wäre das Worst-Case-Szenario, wenn wir diesen Prozess vereinfachen oder streichen?“ Oft stellt sich heraus: Das Risiko ist kleiner als gedacht.
Das Ergebnis: Statt „zu viele Prozesse im Unternehmen“ entsteht eine schlanke, flexible Organisation, die Prinzipien über Bürokratie stellt. Mitarbeiter arbeiten wieder mit Eigenverantwortung, und die Energie fließt zurück in das, was wirklich zählt: Ergebnisse für Kunden und Business.