Zu viele Projekte gleichzeitig? So bringst du wieder Fokus ins Team
Fast jedes Unternehmen kennt dieses Problem: Es laufen zu viele Projekte gleichzeitig. Das Management will mehrere Prioritäten gleichzeitig vorantreiben, Kunden erwarten schnelle Ergebnisse, und interne Stakeholder haben ständig neue Wünsche. Die Folge: Teams sind permanent beschäftigt, aber wenig wird wirklich abgeschlossen.
Dieses Muster führt zu einer gefährlichen Illusion von Produktivität. Auf den ersten Blick scheint viel Bewegung da zu sein – doch in Wahrheit entsteht Leerlauf. Entscheidungen verzögern sich, Qualität leidet, und am Ende bleiben unfertige Projekte zurück, die niemandem helfen.
Warum sind zu viele Projekte gleichzeitig so schädlich?
- Fokusverlust: Statt 100 % Energie in ein Projekt zu stecken, wird die Aufmerksamkeit auf 10 verschiedene Aufgaben verteilt.
- Kontextwechsel: Ständiges Umschalten zwischen Projekten kostet Zeit und Nerven – Studien zeigen Produktivitätseinbußen von bis zu 40 %.
- Stakeholder-Frust: Wenn alles gleichzeitig bearbeitet wird, fühlt sich am Ende niemand wirklich beliefert.
Praktische Tipps, um den Fokus zurückzuholen:
- WIP-Limits setzen (Work in Progress):
Definiere eine klare Obergrenze für parallele Projekte. Beispiel: Ein Team darf maximal 3 Initiativen gleichzeitig verfolgen. Alles andere kommt in eine geparkte Warteschlange. - Stop-Start-Regel einführen:
Ein neues Projekt darf nur starten, wenn ein anderes abgeschlossen oder gestoppt wird. Das klingt streng – bringt aber sofort Klarheit und verhindert Überlastung. - Portfolio sichtbar machen:
Visualisiere alle laufenden Projekte auf einem Kanban- oder Portfolio-Board. Erst wenn jeder die gesamte Last sieht, wird deutlich, warum Reduktion notwendig ist. - Mut zum Nein:
Trainiere dein Team und das Management darin, Anfragen bewusst abzulehnen oder zu verschieben. Ein ehrliches Nein heute ist wertvoller als ein unerfülltes Ja morgen.
Quick Win für morgen:
Schreibe alle laufenden Projekte deines Teams auf ein Whiteboard. Markiere die 3 wichtigsten, die unbedingt abgeschlossen werden müssen. Alles andere kommt in eine separate Spalte „später“ – und bleibt dort, bis Platz frei wird. Aber vergiss nicht deine Stakeholder abzuholen, wenn du Themen pausierst – es ist wichtig, dass jeder Transparenz darüber hat und ggf. Feedback geben kann.
Das Ergebnis: Statt „zu viele Projekte gleichzeitig“ hast du einen klaren Fokus. Dein Team kann wieder liefern, Stakeholder sehen echte Fortschritte – und die Motivation steigt spürbar.